Jaettu postilaatikko antaa asiakkaille, toimittajille ja muille sähköpostin lähettämisen keskusosoitteeseen, jossa joku voi nähdä ja vastata näihin viesteihin.
Mikä on Office-yhteinen postilaatikko?
Yksi tehokkaimmista tavoista jakaa sähköpostiviestejä ihmisryhmän kanssa on perustaa Office 365: n jaettu postilaatikko. Jaetun postilaatikon avulla jokainen postilaatikkoon varattu henkilö saa täydet viestit. He voivat lukea saapuvia sähköpostiviestejä, vastata viesteihin, lähettää viestejä eteenpäin ja nähdä, miten muut ovat vastanneet saapuvaan postiin.
Kun joukkueen jäsen reagoi jaetun postilaatikon sähköpostiviestiin, sähköpostiviesti lähetetään jaetun postilaatikon osoitteesta, ei yksittäisen henkilön sähköpostiosoitteesta. Sähköpostin vastaanottaja näkee vain jaetun postilaatikon osoitteen. Tämä pitää työntekijöiden henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen luottamuksellisena ja antaa yrityksellesi ammattimaisen ulkonäön.
Organisaatiosi voi luoda niin monta jaettua postilaatikkoa kuin haluat. Jaetuissa postilaatikoissa ei ole käyttäjätunnuksia tai salasanoja. Jaettu postilaatikko ei edellytä Office 365-lisenssiä, mutta jokaiselle postilaatikkoon osoitetulle käyttäjälle on oltava Office 365 -liittymä.
Miksi käyttää Office-jaettua postilaatikkoa?
Asiakaspalvelua, henkilöstöresursseja tai markkinointiosastoja, jotka haluavat saapuvat sähköpostiviestit vastaamaan seuraavaan käytettävissä olevaan tiimin jäseneen, ovat hyviä esimerkkejä jaetun postilaatikon tehokkaasta käytöstä. Jokainen jaettuun postilaatikkoon osoitettu henkilö voi nähdä ja vastata jokaiseen postilaatikkoon.
Jaetun postilaatikon käyttäminen Office 365 ei ole vain sähköposti. Se auttaa organisaatiosi ihmisiä työskentelemään tehokkaammin. Jaetun postilaatikon lisäksi tiimillesi on pääsy jaettuun yhteystietoluetteloon ja jaettuun kalenteriin. Jaetun yhteystietoluettelon avulla kaikilla ryhmän ryhmillä on pääsy tärkeisiin sähköpostiosoitteisiin. Jaetun kalenterin avulla ryhmän jäsenet voivat syöttää nimitystään keskeiseen paikkaan, jonka kaikki ryhmän jäsenet voivat nähdä.
Aseta Jaettu postilaatikko
Office 365: n jaettujen postilaatikoiden voi määrittää vain Office-tilauksen järjestelmänvalvoja.
Aseta jaettu postilaatikko noudattamalla näitä ohjeita:
- Kirjaudu Office 365 -verkkokeskukseen järjestelmänvalvojatilisi avulla.
- valita Ryhmät> Jaetut postilaatikot.
- valita Lisää postilaatikko.
- Kirjoita Lisää postilaatikko-sivulle Nimi-kenttään jaetun postilaatikon nimi. Mailbox-alias luodaan automaattisesti Email-kenttään, mutta voit muuttaa sen jotain erilaiseksi. Kun olet nimennyt jaetun postilaatikon, valitse Lisätä luoda postilaatikko.
- Valitse Seuraava vaiheissa Lisää jäseniä tähän postilaatikkoon.
- Valitse Jaetun postilaatikon jäsenet -sivulta Lisää jäseniä.
- Aseta valintamerkki niiden ihmisten vieressä, joilla on pääsy jaettuun postilaatikkoon. Jos et näe henkilön nimeä luettelossa, kirjoita niiden nimi hakukenttään. Kun olet valmis, valitse Tallentaa.
Tallenna lähetetty sähköposti jaettuun postilaatikkoon
Kun joku lähettää sähköpostiviestin jaetusta postilaatikosta, kopio tästä sanomasta tallennetaan lähetettyihin kohteisiin -kansiolle, ei jaettuun postilaatikkoon. Jos haluat, että nämä sähköpostit tallennetaan jaettuun postilaatikkoon, muokkaa jaettuja postilokeroasetuksia.
Näin voit tallentaa lähetetyt sähköpostiviestit jaettuun postilaatikkoon:
- valita Ryhmät> Jaetut postilaatikot.
- Valitse jaettu postilaatikko.
- valita Muokata Lähetetyt kohteet -asetuksen vieressä.
- Siirrä Lähetetyt-sivut siirtämällä liukusäädin tämän postilaatikkoon lähetettyjen kopiomateriaalien Käytössä-tilaan ja kopioimaan tämän postilaatikon puolesta lähetetyt kohteet. Kun olet valmis, valitse Tallentaa.
Käytä Jaettua postilaatikkoa Outlook 2016, Outlook 2013 ja Outlook 2010
Kun organisaation ylläpitäjä on määrittänyt jaetun postilaatikon, käyttäjien ei tarvitse tehdä mitään, jotta näkyvät jaetut postilaatikot Outlookin työpöytäversiossa. Jaettu postilaatikko tulee automaattisesti näkyviin Kansio-ruudussa.
Sähköpostin lähettäminen jaetussa postilaatikossa:
- Avaa Outlook.
- valita uusi sähköposti luoda uusi viesti.
- valita alkaen ja valitse jaettu postilaatikko.
- Kirjoita viesti ja valitse Lähettää.
Käytä Jaettua postilaatikkoa Outlookissa Webissä
Jos haluat käyttää yhteistä postilaatikkoa selaimessa, sinun on lisättävä se manuaalisesti.
Jaetun postilaatikon lisääminen Outlookin online-versioon:
- Kirjaudu Office 365 -tilillesi ja valitse Näkymät sovellus.
- Napsauta navigointiruudussa olevaa postilaatikon nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää jaettu kansio.
- Vuonna Lisää jaettu kansio -valintaikkunassa, kirjoita jaetun postilaatikon sähköpostiosoite ja valitse sitten Lisätä.
Jaetut postilaatikot ja Outlook Mobile -sovellus
Jaetut postilaatikot eivät näy Outlook-mobiilisovelluksessa. Tämä tarkoittaa, että jos haluat käyttää jaettua postilaatikkoa älypuhelimestasi, sinun on avata selain ja käyttää Outlookia Webissä.
Huomaat pienen eron siitä, miten työskentelet yksittäisen sähköpostitilin kanssa Outlookissa ja jaetun postilaatikon kanssa. Jaetun postilaatikon avulla sinä ja tiimisi jäsenet toimivat paremmin yhdessä asiakkaiden, toimittajien, toimittajien ja muiden sähköpostien vastaamiseen.
