Sähköpostimallien määrittäminen ja käyttäminen Gmailissa

Sähköpostimallien avulla voit kirjoittaa vähemmän ja lähettää nopeammin, ja lopulta tehostaa Gmailin käyttöä.

Gmail-malleihin kuuluu säilyneitä vastauksia, joita voit nopeasti lisätä mihin tahansa sähköpostiin, täyttääksesi kaikki tiedot, jotka muuten viettää aikaa kirjoittaa jokaisen uuden viestin avulla.

Salli säilyneet vastaukset

Ensimmäinen askel on aktivoida Gmailissa käytettävät sanomamallit, jotka toimivat Canned Response -ominaisuuden kanssa. Se ei kuitenkaan ole oletusarvoisesti käytössä.

Tässä on tehtävä:

Siirry suoraan vaiheeseen 4 siirtymällä suoraan Gmail Advanced (Labs) -sivulle.

1. Klikkaa asetukset vaihde Gmailin työkalurivillä, aivan kuvan alapuolella.

2. valita asetukset valikosta.

   

3. Siirry Pitkälle kehittynyt välilehti. Tätä kutsutaan Labs.

   

4. Varmista ota käyttöön on valittu Sälytetyt vastaukset .

   

5. KlikkaaTallenna muutokset painiketta.

   

Tallenna viesti mallina Gmailissa

Mallin luominen Gmailissa on Sisällön vaste -toiminnon kannalta tärkeää. Katso edellä oleva kohta varmistaaksesi, että olet ottanut mallien toiminnot käyttöön.

Näin voit tallentaa sähköpostin myöhempää käyttöä varten Gmailin mallina:

1. Kirjoita uusi viesti Gmailissa, jonka haluat käyttää mallina. Jätä allekirjoitus paikalleen, jos haluat, että se näkyy mallissa lähetetyissä viesteissä. Voit jättää sekä Aihe: että To: -kentät tyhjiksi, koska niitä ei ole tallennettu mallin mukana.

2. KlikkaaLisää vaihtoehtoja alaspäin osoittavan kolmion työkalupalkissa viestin alaosassa, vieressä Hylkää luonnos painiketta.

3. Valitse tästä uudesta valikosta Säilytetyt vastaukset ja sittenUusi säilykeväsi alkaen Tallentaa osiossa.

   

4. Kirjoita mallin haluttu nimi. Tätä nimeä varten voit viitata myöhemmin, kun valitset mallin, mutta sitä käytetään myös viestin aiheena (mutta voit aina muuttaa aiheen, kun olet lisännyt mallin).

   

5. Klikkauskunnossa Gmail-mallin tallentaminen.

Luo uusi viesti tai vastatkaa Gmailin mallin käyttäminen

Näin lähetät kannettavan viestin tai vastauksen Gmailissa:

1. Aloita uusi viesti tai vastaus.

2. KlikkaaLisää vaihtoehtoja -painiketta viestin muotoilun työkalupalkin oikeasta alakulmasta (se näyttää siltä kuin alas kolmio).

3. Valita Säilytetyt vastaukset valikosta.

4. Valitse haluamasi malli alla Insert alue välittömästi tuoda kyseisen mallin viestiin.

   

5. Varmista, että täytät To: ja Aihe: kenttiä.

6. Muokkaa viesti tarvittaessa ja napsauta Lähettää kuten tavallista.

Huomaa, että Gmail ei korvaa olemassa olevaa tekstiä, paitsi jos korostat sen ennen mallin tekstin lisäämistä. Voit kirjoittaa esimerkiksi jotain manuaalisesti ja lisätä sen jälkeen mallipohjaisen viestin, jotta se voidaan sisällyttää mukautetun tekstin jälkeen.

Voit myös lähettää Gmailin lähettämäsi vastaukset sinulle. Katso lisätietoja Gmailin automaattisesta vastauksesta.

Muokkaa viestimallia Gmailissa

Gmail-mallia on ehkä muutettava jossain vaiheessa.

1. Aloita uusi viesti. On parasta varmistaa, että koko viestin alue on tyhjä, jotta voit muokata vain säilyketehtäviä.

2. KlikkaaLisää vaihtoehtoja -painiketta viestin työkalupalkissa (pieni alasnuoli oikeassa alakulmassa).

3. Klikkaus Säilytetyt vastaukset.

4. Valitse muokattava malli, jonka haluat vaihtaa Insert osio, niin että se tuodaan viestiin.

5. Tee haluamasi muutokset malliin.

6. Palaa takaisin Lisää vaihtoehtoja ja Säilytetyt vastaukset osiossa.

7. Valitse sama malli kuin aiemmin, mutta alla Tallentaa jotta se tallennetaan olemassa olevan mallin päälle.

   

8. Klikkaus kunnossakun näetVahvista päällekirjoitettu säilykysymys kehotetaan lukemaanTämä korvaa tallennetun säilykevasteen. Haluatko varmasti jatkaa?.