Kuka ei tunne tarvetta tehdä enemmän lyhyessä ajassa? Jos käytät suurta osaa päivittäisestä sähköpostin käsittelystä, kuulet mielelläni, että Outlookilla on paljon tapoja käyttää tehokkaasti.
Muuta oletusasetuksia, mitä yleensä haluat ja käyttää; käytä pikanäppäintä tai kaksi; asentaa suodattimet automaatioon; varmista, että Outlook itse toimii maksiminopeudella, ja aika Outlookissa käytetään hyvin.
Tutustu seuraaviin vinkkeihin ja salaisuuksiin, ja sinä olet hyvin matkalla takaisin vähän aikaa.
01/23Tiedoston viestit yhdellä napsautuksella
Tee nopeammin, mitä teet niin usein. Selvitä, miten määrität Outlookin, jotta voit lähettää sähköpostiviestejä useisiin käyttämiin kansioihin yhdellä napsautuksella.
Jatka lukemista alla
02/23Tehosta keskusteluja
Miksi sietää, että sinulla on sähköpostiosoitteita ja mielesi täynnä sanomia, jotka mainitaan muualla? Selvitä, miten Outlookia käytetään automaattisesti puhdistamiseen. Se voi siirtää tai poistaa tarpeettomia sähköposteja yksitellen.
Jatka lukemista alla
03/23Lähetä sähköpostiviesti uudelleen
Lähetä uudelleen Outlookissa oleva sähköposti, jotta voit käyttää sisältöä, kohdetta tai vastaanottajia uudelleen sen sijaan, että aloittaisit tyhjällä näytöllä.
04/23Pidä Outlook-tiedostot pieninä ja sitkeinä
Jos haluat, että Outlook on nopea ja nopea, pidä PST-tiedostosi koko pienenä. PST-tiedosto, jossa Outlook tallentaa sähköposteja, yhteystietoja, kalentereita ja paljon muuta. Voit esimerkiksi siirtää vanhoja postia erilliseen arkistotiedostoon.
Jatka lukemista alla
05/23Aseta toimiston ulkopuolella tai lomalla automaattinen vastaus
Odota, että Outlook vastaa asiakkaan odotuksiin. Tämä säästää aikaa paitsi kun olet kiinni loman jälkeen, mutta jokaisena työpäivänä samoin.
06 of 23Siirrä sähköpostia nopeasti mihin tahansa kansioon
Vaikka et asettanut kansioon yhden napsautuksen arkistointia, Outlookin avulla voit siirtää sähköpostiviestejä kansioihin nopeasti. Voit siirtää viestejä vain käyttämällä näppäimistöä tai kätevää painiketta nauhalla.
Jatka lukemista alla
07/23Luo ja käytä sähköpostimalleja
Kun huomaat, että olet säveltänyt vastaavia viestejä uudestaan ja uudestaan, on aika selvittää, miten tallennat tällaisen sähköpostin Outlook-malliksi myöhempää käyttöä varten. Voit lähettää saman sähköpostiosoitteen tai samanlaisen toistuvasti kadehdittavaan nopeuteen.
08 of 23Muuta Default Outlook -fontin kasvot ja koko
Jos luulet, että kirjasin, jota Outlook käyttää, kun kirjoitat viestin tai lukee sähköpostin, on liian laaja, pitkä, pieni, pieni, iso tai sininen, vaihda se. Selvitä, miten määrität tarkat fontit, kirjasinstandit ja värit Outlookin sähköpostiviestien oletusarvoisesti.
Jatka lukemista alla
09/23Poista ja poista keskustelu
Kun huomaat itsesi kahluutuvien sähköpostien ja keskustelujen kautta, jotka ovat täysin merkityksettömiä, Outlook voi auttaa. Selvitä, miten Outlook poistaa koko keskustelun ja Outlook poistaa tulevat sähköpostit samassa kierroksessa automaattisesti.
10/23Suodata yksi lähettäjän postia tiettyyn kansioon automaattisesti
Aloittamalla kaikki sähköpostit, aseta Outlook-suodatin, joka siirtää kaikki tulevat viestit samalta lähettäjältä tiettyyn kansioon automaattisesti.
Jatka lukemista alla
11/23Etsi vastaavia viestejä
Miksi puhumme tästä juuri nyt? Miten keskustelu alkoi? Mitä sanoin? Outlookissa kaikkien asiaan liittyvien viestien löytäminen on helppoa. Sinun ei tarvitse luottaa muistiisi.
12/23Aseta oletussähköpostit uusille sähköposteille
Varmista, että kirjoittamasi uudet viestit alkavat todennäköisimmin alkaen sähköpostiosoite on jo valittu Outlookissa.
13/23Etsi viestin sisällä
Haluatko löytää jotain pitkässä, ahtaassa sähköpostissa? Selvitä, miten Outlook käyttää etsimään tekstiä sähköpostiviestin sisällä.
14/23Ajoitetaan sähköpostit, jotka toimitetaan myöhemmin
Voit kehottaa Outlookia lähettämään viestin vain tietyn päivämäärän jälkeen tai sen jälkeen. Tämä on erityisen kätevä säännöllisesti esiintyviin tapahtumiin, kuten viikoittaiseen kokousilmoitukseen.
15/23Poista viesti nopeasti takaisin
Oho! Oletko juuri poistanut Outlookissa olevan sähköpostiviestin, joka ei ollut valmis menemään "poistetut kohteet" -kansioksi? Ei huolia. Tässä on yksinkertainen tapa saada tämä sähköposti takaisin hetkessä.
16/23Määritä jakelulistat
Luo omat postilistat Outlookissa ja lähetä viestejä ihmisryhmille helposti ilman kirjoittaaksesi kaikki sähköpostiosoitteet.
17/23Poista liitteitä viestistä
Pidä viesti; menettää suuren koon. Lisätietoja Outlookin käytöstä poistetuista tiedostoista - sen jälkeen, kun olet tallentanut ne muualle - sähköpostiviesteistä. Voit pienentää postilaatikon koon huomattavasti.
18/23Etsi kaikki sähköpostin lähettäjältä nopeasti
Outlook etsii kaikki tietyn lähettäjän viestit ja näyttää heidät nopeasti tämän vinkkien avulla.
19 of 23Aseta "All Mail" -kansio
Katso kaikki sähköpostiviestit, jotka on lähetetty, vastaanotettu, arkistoitu ja arkistoitu tilille yhdestä paikasta Outlookissa.
20/23Suorita Outlook-korostus sähköpostitse vain sinulle
Kun olet ainoa sähköposti vastaanottaja, viesti on yleensä tärkeämpi kuin jos olet yksi kymmeniä ihmisiä. Selvitä, miten Outlook voi korostaa viestejä, jotka ovat vain You: -rivillä.
21 of 23Muokkaa vastaanotettuja sähköpostiviestejä
Sen sijaan, että voit lähettää sähköpostiviestejä itse tai tehdä muistiinpanoja muualla Outlookissa tai mahdollisesti sen ulkopuolella, voit muokata vastaanotettuja sähköpostiviestejä suoraan paikalleen.
22/23Automaattisesti Cc: Kaikki lähettämäsi sähköpostit
Outlook voi lähettää kopion jokaisesta lähettämästäsi viestistä toiseen sähköpostiosoitteeseen.
23/23Laajenna Outlookin aika-tallennuksen lisäosat
Lisäosat, kuten ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen ja Auto-Mate, voivat parantaa Outlook-työnkulkuasi merkittävästi asettamalla oikeat tiedot lähellä sormenpäät, suodattamalla älykkäästi ja automaattisten toistuvien tehtävien automatisoimisella.
