Kuinka monta kertaa olet käynyt tämän keskustelun alas?
On selvää, että se on erittäin turhauttava tilanne. Kuinka sinun piti sekoittaa kymmenien sähköpostien joukosta, jotka olet saanut vain parin viime tunnin aikana saadaksesi sellaisen tärkeän viestin, jolla oli tehtävä pronto-tehtävä? Ja jos käytät sähköpostia älykkäästi - tarkistamalla postilaatikkosi vain pari kertaa päivässä - et ehkä ole edes nähnyt viestiä!
Se on yleinen ongelma, jonka joku työvoimasta on todennäköisesti törmännyt jossain vaiheessa (jos ei säännöllisesti). Siihen liittyy myös tärkeä kysymys: Millainen viestintä on sopiva reaaliaikaisiin pyyntöihin verrattuna tehtäviin, jotka vain on suoritettava lähipäivinä?
Ohjelmoijalla Cyrus Stollerilla on ratkaisu tähän toimistoviestinnän etikettiä koskevaan kysymykseen, jonka tulisi harkita toteuttamista työtovereidesi keskuudessa. Jako on melko yksinkertainen:
- Soita henkilölle, jos haluat tehdä jotain 30 minuutin sisällä.
- Jos tarvitset jotain valmistettua kahden tunnin sisällä, kirjoita henkilölle teksti .
- Jos tarvitset jotain työpäivän sisällä tehtyä, IM henkilölle.
- Jos tarvitset jotain tekemistä seuraavien parien päivän aikana, lähetä sähköpostia henkilölle.
Vaikka todellinen erittely voi vaihdella toimistosi toimivuudesta riippuen (esimerkiksi pienessä toimistossa voi olla järkevää vain pysähtyä jonkun pöydälle puhelun sijasta), Stollerin työ on tärkeintä: Sähköpostin ei pitäisi olla oletus viestintävälineet selviytymiseen kaikesta, joka on tiedettävä tai jota on käsiteltävä reaaliajassa.
Tietysti tämä järjestelmä on melko helppo ottaa käyttöön työskennellessäsi läheisten kollegoiden ja asiakkaiden kanssa, mutta miten saada muut toimiston ihmiset leikkimään? Tässä on muutama kokeiltava asia:
- Aseta automaattinen vastaaja sähköpostiin, joka kertoo ihmisille, kuinka saada sinuun yhteyttä, jos asia on ratkaistava seuraavan tunnin tai kahden kuluessa.
- Jos törmäät sähköposteihin, joissa pyydetään reaaliaikaista toimintaa, muistuta kohteliaasti työtovereillesi, että pidät tätä viestiä puhelimen tai tekstin välityksellä, koska et välttämättä pääse heidän sähköpostiinsa ajoissa, jos uusi hätä iskee.
- Jos sinulla on jonkinlainen johtotehtävä, aseta standardit toimistoon. Pyydä työntekijöitäsi puhumaan avoimesti siitä, miten he haluaisivat muiden kommunikoivan heidän kanssaan, jos jotain on tehtävä, sen sijaan, että kaikki luulevat, että sähköposti on kunnossa.
Lopuksi muistuta kaikkia, että tällainen järjestelmä on todella hyödyllinen. Kukaan ei ole ketjutettu postilaatikoihinsa, ja kiireellinen tehtävä ei koskaan poistu uudestaan.
