Kuinka monta kertaa joku on käskenyt sinun suunnitella ennen toimenpiteiden aloittamista?
Koulussa meitä käsketään suunnittelemaan eteenpäin kirjoittaessasi kursseja ja opiskellessaan tenttejä varten. Työssä meitä koulutetaan laatimaan suunnitelma ennen kuin etsimme uutta asiakasta tai aloitamme uuden projektin. Yleensä meitä aina käsketään katsomaan ennen kuin hyppäämme, suunnitella ennen kuin toimimme.
Kääntöpuolella olemme ehdollisia välttämään viivyttelyä, koska se ei johda toimenpiteisiin. Mutta tiesitkö, että liian suuri suunnittelu voi olla yhtä huono?
Ajattele sitä tällä tavalla: Kun lykkäät projektin työskentelyä, et tee mitään tämän projektin edistämiseksi. Toisin sanoen, aika, jonka vietät varsinaiseen tehtävääsi, on nolla. Samoin kun suunnittelet liian paljon aikaa, jonka vietät projektin työskentelyyn, on myös nolla.
Kuten äskettäisessä Lifehacker- artikkelissa selitetään: ”Vaihtoehtojen etsiminen, ideoiden puhuminen kumppaneidesi kanssa ja asioiden kirjoittaminen ovat kaikki hienoja tapoja edetä. Mutta "eteneminen" projektissa, joka ei mene mihinkään, ei ole tuottavampaa kuin Netflixin katselu. "
Bottom line: Suunnitelmasi eivät tarkoita paljon, jos ne hidastavat etenemistäsi eivätkä siirrä sinua kohti mitään todellista toimintaa.
Kuulostaa tutulta? Jos näin on, tässä on muutama helppo vaihe, jonka avulla voit estää ylisuunnittelun ja aloittaa töihin mahdollisimman pian.
1. Aseta tavoite kuinka paljon aikaa käytät suunnitteluun
Varmista, että tämä tavoite antaa sinulle asetetun ajan valmistautumiseen ja antaa enemmän aikaa varsinaiseen toimintaan. Jos esimerkiksi sinun on kirjoitettava monimutkainen raportti, viettää 10 minuuttia sen piirtämiseen ja ainakin 20-30 minuuttia kerrallaan tosiasiallisesti sen kirjoittamiseen. Tällä tavalla suunnitelmasi oli hyödyllinen, mutta se ei syönyt arvokasta kirjoitusaikaasi.
2. Kannusta muita tekemään samoin
Jos olet toimistossa, joka vie liian paljon aikaa pitämällä kokouksia ja puhuen suunnittelupyrkimyksistä, yritä saada joukkueesi alukseen pyrkiessään tarkoituksella viettämään vähemmän aikaa ajatteluun ja tekemään enemmän aikaa.
Se on yksinkertaista matematiikkaa: Yksi henkilö, joka yrittää olla tuhlamatta aikaa, ei ole yhtä tehokas kuin 10 ihmistä, joka yrittää olla tuhlamatta aikaa.
3. Suunnittele päiväsi yhdellä kaudella
Jos tarvitset tosissaan vakavaa suunnitteluaikaa, ota tunti päiväsi alusta suunnitellaksesi, kuinka kaikki menee, sen sijaan, että suunnittelisit tehtävän, suorittaisit sen ja aloitat sitten suunnittelutyöt seuraavaa tehtävää varten.
Ajattele sitä, miten kokit toimivat: He yleensä poistavat kaikki ainesosat etukäteen ja valmistavat ne ennen ruoanlaittoa, jotta heidän ei tarvitse myöhemmin juoksuttaa keittiötä. Jos heidän on pidettävä taukoa suunnittelusta, he päätyvät tyypillisesti poltetulle kanalle tai ylikypsille pastalle (mikä ei ole liian maukasta).
Kaiken kaikkiaan ensimmäinen askel varmistaaksesi, että olet tarkoituksenmukainen, on olla tietoinen siitä, kuinka paljon todellista aikaa käytät tehtävään. Toinen tapa viettää enemmän aikaa tekemiseen sen sijaan, että ajattelisit tekemistä, sitä enemmän vaikutuksillesi, joita teet.
Toinen plus: sinulla on myös paljon vähemmän metaforista palanut kana.
