Tuntuuko työpaikkasi hiukan Kongressin tapaan viime aikoina? Työskentelevätkö kaikki omassa tiimissään eikä yrityksen kollektiivisessa parantamisessa? Onko sinulla vaikeuksia saavuttaa käytävä saadaksesi tarvitsemasi tiedot, jotta voit tehdä työsi hyvin - vai ollenkaan?
Vaikka voittoa tavoittelemattomia työntekijöitä yhdistää organisaationsa missio, olen huomannut, että nämä asiat rikkovat voittoa tavoittelemattomia organisaatioita yhtä paljon kuin mitä tahansa muuta yritystä. Vaikka meillä saattaa olla yksi lopputulos mielessä, olemme jakautuneet helposti toimintojemme ja sen mukaan, kuinka suoritamme tuon tehtävän.
Yleisin yhteenotto voittoa tavoittelemattomassa maailmassa tapahtuu ohjelman henkilöstön ja varainhankinnan henkilöstön välillä. Ohjelmatyöntekijät syyttävät varainhankijoita usein siitä, että he keskittyvät rahan myöntämiseen virkamatkalle, organisaation työn vääristämiseen tai asiakkaiden hyväksikäyttöön. Kääntöpuolella varainkeräilijät turhautuvat, kun ohjelmahenkilöstö ei kiinnitä heitä tärkeään kehitykseen, mikä vaikeuttaa heidän toimintansa edellyttämien rahastojen hankkimista. Lisää siihen, että voittoa tavoittelemattomilla organisaatioilla on jatkuvasti vajaahenkilöstöä ja sinulla on stressaantunut ja ylikuormitettu henkilöstö - mikä voi johtaa käärmeiseen käyttäytymiseen ja tehottomaan varainhankintaan ja ohjelman kehittämiseen.
Olitpa myös osa voittoa tavoittelematonta organisaatiota vai onko yrityksesi yksinkertaisesti jaettu näkymättömiin siiloihin, jotka eivät tunnu pelaavan mukavasti, tässä on muutamia parhaimmista vinkistäni haudata laastari työkavereiden kanssa ja selvittää miten kommunikoida paremmin.
1. Selvitä roolisi
Tämä vaikuttaa perusteltavalta, mutta todennäköisesti monien ongelmienne juuri. Varainkeräilijänä odotan, että koko henkilöstö - riippumatta heidän nimetyistä tehtävistä - osallistuu varainhankintaan jollakin tasolla. Kuitenkin, jos heidän ei ole koskaan pitänyt tehdä niin aiemmassa roolissa tai et tiedä täysin, miksi teen pyynnön, kohtaan usein jonkin verran vastustusta. Asioiden tasoittamiseksi selitän mitä tarvitsen ja miksi sitä tarvitsen. Muuten ihmisille, joilla ei ole paljon kokemusta toiminnastani, näyttää siltä, että pyydän heitä tekemään työni minulle.
Lisäksi on usein hyödyllistä todeta selvästi, kuinka roolisi voi auttaa heitä vastineeksi. Esimerkiksi joku, joka kommunikoi säännöllisesti rahoittajien kanssa, selitän, mitä organisaationi tekee ja miten teemme sitä päivittäin. Tapasin myös säätiöitä, jotka tukevat useita alamme muita voittoa tavoittelemattomia järjestöjä ja joilla on käsitys parhaista käytännöistä. Tämä tekee minusta täydellisen osallistujan mihin tahansa ohjelman suunnittelukokoukseen, varsinkin jos johtaja on huolissaan siitä, saako uusi ohjelma rahoitusta.
Kun työtoverisi tietävät tarkalleen, mitä tarvitset heiltä roolisi täyttämiseksi ja kuinka voit auttaa heitä vastineeksi, huomaat, että viestintä ja yhteistyö on paljon helpompaa.
2. Osallistu toisen puolen kokouksiin
Rehellisesti sanottuna useimpien organisaatioiden suurin viestintäongelma on usein se, että emme ole itse yhteydessä toisiinsa! Nyt tiedän, että kukaan ei tarvitse uutta tapahtumaa kalenterissa, mutta jos olet huomannut jakautumisen yhteistyössä tai osastojen välisessä viestinnässä, ehkä on aika pudota toisen osapuolen säännöllisiin kokouksiin. Tällä tavoin heidän ei tarvitse tehdä muistiinpanoja, kirjoittaa niitä ylös ja lähettää ne sinulle (jota et todennäköisesti koskaan lukekaan). Sen sijaan, että olet läsnä, voit tulkita tietoja välittömästi.
Rakastan sitä, että kollegani istuvat varainkeruutapaamisissa - heillä on usein hyviä ideoita tai palautetta aiheista, joita osastoni kohtaa. Joskus esityslista on yhtä yksinkertainen kuin ohjelman päivitys, mutta toisinaan joku toisesta osastosta ehdottaa aivan uutta tapaa ajatella hanketta - mikä tarkoittaa uutta tapaa kerätä myös sitä.
Nämä kokoukset antavat myös ymmärtää paremmin kollegoidesi haasteita. Jos luulet heidän olevan naurettavia hankkimaan sinulle tiettyjä tietoja tai laiskoja siitä, että ne eivät puhu siihen, mikä on mielestäsi tähtisajatus, se voi muuttua, kun alat ymmärtää heidän koko strategiaansa tai kun huomaat kuinka paljon työtä menee johonkin heidän projekteja.
3. Suunnittelu on voimaa
Organisaatiossani suurin kitka henkilöstön välillä syntyy aikatauluista ja odotuksista. Varainhankinnan työntekijät vastaavat ehdotusten hallinnasta ja säätiöille ilmoittamisen määräajoista, ja joskus nämä määräajat vaativat melko naurettavia käännösaikoja.
Jos ohjelmatyöntekijät eivät pidä huolta määräajoista kerätä ja analysoida tarvittavia tietoja, he voivat - ymmärrettävästi - turhautua ja stressaa. Ja joskus tarvittavien tietojen monimutkaisuuden vuoksi voi olla mahdotonta muuttaa sitä ympäri kyseisessä aikataulussa. Tällöin varainhankinnan henkilöstö voi neuvotella ja asettaa erilaisia odotuksia rahoittajien kanssa, mutta myös he tarvitsevat aikaa siihen - ohjelmointihenkilökunta ei voi odottaa viimeiseen minuuttiin pyytääkseen jatkoa.
Organisaatiosta riippuen niin yksinkertainen kuin jaetun kalenterin määrittäminen voi auttaa sinua ilmoittamaan sisäisistä ja ulkoisista määräajoista. Ei ole myöskään huono idea puuttua kaikkiin huolenaiheisiin heti, kun ne ilmestyvät, kuten kun avustusvahvistuskirje saapuu, joten varainhankinnan henkilökunnalla on enemmän aikaa neuvotella tai koko joukkue voi työskennellä yhdessä suunnitelman B. luomiseksi.
Sähköposti, matkapuhelimet ja Internet ovat auttaneet meitä pitämään yhteyttä, tehokas viestintä on edelleen haaste kaikille työpaikoille. Muista lopussa, että olet kaikki yhdessä ja että menestys riippuu siitä, kuinka kaikki tekevät työnsä hyvin. (Ja jos kaikki muu epäonnistuu, kuuntele Otista ja kokeile vähän arkuutta.)
