Määritä Off-Office-automaattinen vastaus Outlookissa

Aseta toimiston lomapalaute Outlookissa, ja ohjelma vastaa kaikkiin uusiin sähköpostiviesteihin, joita vastaanotat, kun olet poissa.

Sähköpostisi vastaanottaminen on helppoa; Mikä on kova jättää sen takana

Aina kun menet, ottaa kaikki sähköpostisi mukanasi pienessä, kätevässä paketissa on helppoa. Jättäminen takana iso, iso tietokone on kova ja usein järkevä asia tehdä.

Jos tarvitset terveyttä, Outlook auttaa sinua: kun otat lomasi päivittäisestä päivästä, Outlook reagoi automaattisesti tuleviin viesteihin - otat tämän taakan harteilta myös paluusi jälkeen.

Tietenkin Outlook ei voisi koskaan vastata yhtä johdonmukaisesti, vakuuttavasti ja ytimekkäästi tavalla kuin voitte henkilökohtaisesti, mutta se reagoi ahkerasti, antamalla lähettäjille tietää, että olet poissa toimistosta, ehkä silloin, kun palaat, ja pitäisikö heidän seurata - (jos vielä asiaankuuluva) tai ohjaa ne toiseen yhteyteen asioista, jotka edellyttävät välitöntä vastausta.

Määritä Off-of-Office -ilmoituksen automaattinen vastaus Outlookissa POP- ja IMAP-tilille

Jos haluat määrittää automaattisen vastaajan Outlookissa IMAP- tai POP-sähköpostitilille (Exchange, ks. Alla), määritä ensin vastaukselle käytetty viesti:

1. Luo uusi viesti (napsauta uusi sähköposti ) Outlookissa.

2. Anna haluttu aihe ja viesti Outlook-toimistosi automaattiselle vastaukselle.

   • Jos mahdollista ja merkityksellistä, sisällytä, kun ihmiset lähettävät sähköpostia, voit odottaa henkilökohtaista vastausta tai odottaa vastausta lainkaan. Tämä voi olla jonkin aikaa sen jälkeen, kun olet palannut.
   • Voit myös lisätä CC: ja bcc: vastaanottajat saavat kopion jokaisesta automaattisesta vastauksesta.
   • Jos määrität Outlookin toimiston automaattisen vastauksen lähettämisen vastauksena kaikkiin saapuviin postiviesteihin (ei vain viestien lähettämiä tiettyihin yhteystietoihin), ota huomioon, että liiallisen tiedon ilmaiseminen vapaasti aiheuttaa riskin.

3. Klikkaus tiedosto (tai KUVA ).

4. Valita Tallenna nimellä näkyviin tulevasta arkista.

5. Varmista Outlook-mallipohja valitaan kohdassa Tallenna nimellä: .

6. Voit myös antaa mallin nimen alla Tiedoston nimi: (Outlook on valinnut mallin kohteen oletusarvoisesti).

7. Klikkaus Tallentaa .

Siirry Outlookin automaattisen vastaajan sääntöjen luomiseen:

1. Klikkaus tiedosto (tai KUVA ) Outlookin Mail-näkymässä.

2. Varmista, että Tiedot luokka on auki.

3. Klikkaus Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä alla Tilitiedot .

4. Varmista, että olet Sähköposti-säännöt välilehti Säännöt ja hälytykset ikkuna.

5. Varmista, että tili, jolle haluat luoda loma-vastauksen, valitaan kohdassa Käytä muutoksia tähän kansioon :.

   Voit soveltaa sääntöä kaikkiin tileihisi helposti. katso alla, vaihe 21.

6. Klikkaus Uusi sääntö …

7. Varmista Sovella sääntö vastaanottamiisi viesteihin valitaan kohdassa Aloita tyhjästä sääntöstä .

8. Klikkaus Seuraava> .

9. Varmista Jos nimeni on To-ruutuun tarkistetaan alla Vaihe 1: Valitse ehdo (t) .

   Voit jättää kaikki ruudut tarkistamatta ja tehdä Outlookin toimiston autovastaajasta vastauksen kaikkiin saapuviin postiviesteihin tai voit tarkistaa Jos nimeni on To tai Cc-ruutuun sisällyttää sähköpostit, joista olet vain Cc: vastaanottaja.

10. Klikkaus Seuraava> .

11. Varmista vastaa käyttäen tiettyä mallia tarkistetaan alla Vaihe 1: Valitse toimet .

12. Klikkaa tietyn mallin alla Vaihe 2: Muokkaa sääntömäärittelyä (valitse alleviivattu arvo) .

13. Varmista Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä valitaan kohdassa Katso sisään: .

14. Korosta aiemmin luotu malli.

15. Klikkaus Avata .

16. Klikkaa nyt Seuraava> .

17. Varmista paitsi jos se on automaattinen vastaus tarkistetaan alla Vaihe 1: Valitse poikkeukset (tarvittaessa) .

18. Klikkaus Seuraava> .

19. Kirjoita automaattisen vastaavan suodattimen haluamasi nimi alla olevaan kohtaan Vaihe 1: Määritä tämän säännön nimi .

20. Varmista Ota tämä sääntö käyttöön tarkistetaan, jotta loma vastaaja kerralla; voit poistaa valinnan Ota tämä sääntö käyttöön tietenkin, ja kytke automaattivastaus vain tarvittaessa.

    Voit ottaa suodattimen käyttöön milloin tahansa avaamalla Säännöt ja hälytykset ikkunassa kuten yllä ja varmista, että lomapysäytyssääntö on tarkistaa Sähköposti-säännöt välilehti.

21. Valinnaisesti, ota käyttöön Luo tämä sääntö kaikille tileille .

    Muista kuitenkin, että suodattimet eivät ehkä toimi tiettyjen tilin tyyppien kanssa (Outlook ei luo niitä vaikka tämä ruutu olisi tarkistettu).

22. Klikkaus Suorittaa loppuun .

23. Klikkaus kunnossa .

Ota pois Outlook-lomaviestisääntö käytöstä

Voit poistaa käytöstä Off-of-Office-automaattivastauksen, jonka olet määrittänyt (ja käytössä) Outlookissa:

1. valita tiedosto (tai KUVA ) Outlookin Mail-näkymässä.

2. Siirry Tiedot kategoria.

3. Klikkaus Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä (vieressä Säännöt ja hälytykset ).

4. Varmista, että Sähköposti-säännöt välilehti on valittu.

5. Valitse tili, jolle haluat poistaa käytöstä automaattisen vastaajan valinnan kohdassa Käytä muutoksia tähän kansioon: ( Sinun on poistettava lomapalautukset jokaisesta tilistä erikseen.)

6. Varmista, että vastauksen ottamiseen käyttämä automaattinen vastaaja-sääntö ei ole tarkistettu sääntöluettelossa.

7. Klikkaus kunnossa .

Vaihtoehto: Outlookin loma vastaaja lisäosat

Sen sijaan, että määrität säännön Outlookissa manuaalisesti, voit käyttää työkalua, kuten Email Responder (FreeBusy) tai automaattinen vastauspäällikkö.Nämä työkalut ovat yleensä fiksuja lähettämään vain välttämättömiä toimiston autovastauksia.

Ottakaa huomioon, että Outlook itse lähettää vain automaattisen vastauksen kuhunkin osoitteeseen kerran istunnossa; toinen automaattivastaus voidaan lähettää vain, kun Outlook suljetaan ja avataan uudelleen. Outlook ei myöskään automaattisesti vastaa lähettäjää kahdella eri viestillä.

Määritä Off-of-toimiston loma-automaattinen vastaus Outlookissa Exchange-tilille

Jos käytät Outlookia Exchange-tilillä, voit määrittää toimiston automaattisen vastauksen suoraan palvelimelta:

1. Klikkaus KUVA pääikkunan Outlook-ikkunassa.

2. Avaa Tiedot kategoria.

3. Klikkaus Automaattiset vastaukset .

4. Varmista Lähetä automaattiset vastaukset on valittu.

5. Automaattivastaaja käynnistyy ja pysähtyy automaattisesti:

   • Varmista Lähetä vain tämän ajanjakson aikana: tarkistetaan.
   • Valitse haluamasi päivämäärä ja kellonaika automaattisen vastaajan käynnistämiseksi kohdassa Aloitusaika: .
   • Valitse haluamasi päättymispäivä ja aika alla Loppu aika: .

6. Syötä toimiston automaattivastauksesi viesti kohdassa Inside My Organization .

   Tämä sähköposti lähetetään yrityksesi ihmisiin.

7. Voit lähettää automaattisia vastauksia myös yrityksesi ulkopuolella oleville henkilöille:

   • Avaa Ulkopuolella organisaatiotaan välilehti.
   • Varmista Automaattivastaus organisaation ulkopuolisille ihmisille tarkistetaan, jos olet tyytyväinen siihen liittyviin turvallisuusriskeihin.
   • Kirjoita viesti, joka lähetetään yrityksesi ulkopuolelle.

8. Klikkaus kunnossa .

Voit ylläpitää toimiston vastauksia keskitetysti Exchange-palvelimella (mukaan lukien mallipohjat, jotka sisältävät kenttiä, jotka on liitetty Active Directory -palveluun). Voit kokeilla Symprex Out-of-Office Manager -ohjelmaa.

(Testattu Outlook 2013: n ja Outlook 2016: n kanssa)