Pysy päälläsi sähköpostitse tekemällä sitä huomenna

Jos postilaatikossasi on viestejä enemmän kuin yhden päivän ajan, "käsittelemme jokaisen viestin hetkellä, kun se saapuu" -valinta ei toimi sinulle.

Se ei ole sinun vikasi. Tämä lähestymistapa voi toimia vain niille, joiden ainoa tehtävä on vastata sähköposteihin mahdollisimman nopeasti.

Onneksi hieman erilainen käytävällä voit työskennellä keskeytyksettä sähköpostilla, silti vastata kohtuullisen ajan kuluessa, olla sähköpostiviestejä myöhässä kuukausina ja päästä eroon myös sähköpostin tilauskannasta.

Pysy sähköpostisi yläosassa käsittelemällä sitä huomenna

Voit saada otteen sähköpostiisi:

• Ota silmäsi pois postilaatikosta.
  • Varmista, että automaattinen postin tarkistus ja uudet postiviestit ovat pois päältä.
• Käsittele kaikki eilen saapuneet sähköpostit, niin monta erää kuin sinä sopii.
  • Mitä vähemmän erät ovat, sitä paremmin. Jos käsittelet kaikkia eilistä postia yhdellä kertaa, on todennäköistä, että olet käyttänyt vähiten aikaa ja vaivaa siihen.
  • Sähköpostin käsittelyn aikataulu.
  • Deal kanssa viestit järjestyksessä.
  • Jos viesti vaatii tutkimusta, aikatauluta tämä tutkimus huomiseen ja anna lähettäjän tietää, että saat takaisin heidät. Jos tarvitaan enemmän työtä, aikataulu pidemmällä aikavälillä.
    • Varmista, että löydät alkuperäisen viestin, kun työ on tehty. Lähettäjä ja ennen kaikkea päivämäärä, joka on merkitty yhdessä tehtävän kanssa, pitäisi riittää. Mac OS X Mailissa voit käyttää myös LinkABoo-ohjelmaa.
  • Voit käyttää älykäs kansio, joka näyttää vain eilen saapuneet viestit, lippuja (esimerkiksi vuorotellen vuorovaikutteisia värejä) tai luottaa lajitteluun saapumispäivämäärän mukaan.
• Voit tarkistaa postilaatikkosi säännöllisesti kaikista tarvittavista sähköposteista kiireellisiä toimia.

Jos työ vaatii sitä, käsitellä sähköpostia useammin kuin päivittäin - esimerkiksi kolmesti päivässä. Valitsemasi ajanjakson kannalta ratkaiseva tekijä on se, että sähköpostiviestiluettelo on suljettu uusille syötteille, kun työskentelet sen kanssa.

Miksi päivittäinen postilaatikon käsittely?

Jollei sinun tarvitse käsitellä postia useammin, pyydän kuitenkin päivittäistä käsittelyä. Se tarjoaa lisäetuja:

• Et ole sattumanvaraisesti asettanut ennakkotapausta vastaamasta välittömästi, sitoutumista, jota ei voida täyttää.
• Päivittäinen aikataulu on helppo pitää ja muistaa.
• Voit valita täydellisen kellonajan jokaisesta viestityypistä.

Käsittele helpoimpia sähköposteja ensin!

Vaikka tämä ei yleensä ole tyyli,

• kokeile saada helpoimmat viestit pois tieltä.

Kun saavut haasteellisempaan sähköpostiin, tasainen edistys on tuonut heidät jo vähän. Jos skannat nopeasti monimutkaisen, ennen kuin lähdet ulos helposti, olet käyttänyt aikaa myös ratkaisujen löytämiseen.

Mitä jos jätän päivän tyhjenemisen Saapuneet-kansioon?

Jos kaipaat muutaman päivän matkoilla tai lomilla, se ei ole iso asia.

• Käsittele sähköposteja ikään kuin olisivat saapuneet eilen.

Usein käynti kahden päivän tai jopa viikon aikana sähköpostilla ei vie kaikkea enemmän aikaa ja vaivaa kuin yhden päivän käsittely.

Jos kasa sähköposteja on niin korkea, että et pysty käsittelemään sitä yhden päivän aikana, anna toinen strategia auttaa sinua:

Kuinka tyhjentää sähköpostiviestin

Päästä eroon sähköpostiviesteistä:

1. Luo uusi kansio.
2. Siirrä kaikki avoimet sähköpostit postilaatikostasi kyseiseen kansioon.
3. Joka päivä ja ennen mitään muuta, tee jotain vähintään yhdellä saapuneiden kansioiden sanomista.
   1. Sinun ei tarvitse vastata siihen. Sinun ei tarvitse tehdä sitä. Tee kuitenkin jotain. Etsi esimerkiksi sivustoa, joka voi auttaa sinua vastaamaan. Tai etsi ylös henkilön sähköpostiosoite (tai numero), joka voisi auttaa sinua.
   2. Joissakin päivinä teet sen vähimmäismäärän. Loistava! Monissa muissakin puheluissa käsitellään kerralla kerrytettäviä viestejä. Loistava!
4. Käsittele kaikki uudet postit yllä.