Ei ole mikään salaisuus, että melkein jokainen ammattilainen pyrkii löytämään parhaan tuottavuuden hakkerit sieltä. Oli kyse sitten vinkistä nopeampaan vastaamiseen sähköposteihin tai ratkaisuista aikataulun tehokkaampaan käyttämiseen, ihmisillä on kaikenlaisia ideoita kuinka lyhentää aikaa, joka kuluu melkein kaiken tekemiseen.
Kaikista siellä olevista neuvoista huolimatta oletko kuitenkin koskaan kokeillut joitain näistä maagisista tuottavuushakeista ja huomannut, etteivät ne auttaneet sinua yhtäänkään? Jos näin on, tässä on vaikea totuus: Olet ehkä tehnyt niitä väärin.
Etkö ole varma mitä voit parantaa? Tässä on viisi tapaa, joilla saatat hämmentää yleisiä tuottavuushakkeja - ja kuinka korjata virheesi.
1. Liian pitkän tehtäväluettelon laatiminen
Sanat eivät voi kuvailla kuinka monta kertaa ihmiset ovat sanoneet minulle, että tehtäväluettelo vain ei toimi heille. Kun kysyn, mistä he erityisesti eivät pidä tehtäväjohtajista tai luetteloista, tavallinen vastaus on jotain, ”Minusta ei koskaan tunnu saavani kaiken luettelossa tehtyä.”
Jos näin tapahtuu sinulle, luota minuun, kun sanon, että ratkaisu on helppo.
Kokeile tätä sen sijaan
Vaikka päivittäin ja viikoittain tehtävien luetteloiden sanojen pituudesta ja intensiteetistä on tonnia erilaisia teorioita, on parempi, että teet kaksi tai kolme suurta tehtävää ja pari pienempää tehtävää kuin luettelo 20 tekemästäsi tehtävästä auringonlaskua.
Jos olet uusi tehtäväluettelon laatimisessa, aloita pieni (vain neljä tai viisi toimintoa päivässä) ja kirjoita tehtävät yksinkertaisella työkalulla tai sovelluksella (kuten MacBookin muistutussovellus tai vain perinteinen paperilista). Kaikesta muusta haluan pitää MacBook-muistutussovelluksessa erillisen välilehden tehtävistä, jotka on tehtävä myöhemmin (kutsutaan osuvasti myöhemmin tehtäväksi), jotta keskityn vain siihen, mikä on mikä tahansa tärkein tietty päivä tai viikko. Suosittelen, että teet jotain vastaavaa riippumatta siitä, onko sinulla paperilista vai digitaalinen.
2. "Normaalin" lepotilaan siirtyminen
Asiantuntijat puhuvat jatkuvasti unen ja nukkumaanmenon tärkeydestä aikaisemmin, mutta monet kokeilevat ihmiset tosiasiassa huomaavat olevansa enemmän uupuneita kuin päivittyneempiä. Kuinka saat tarvitsemasi unetunnit ja varmista samalla, että se on mielekästä?
Kokeile tätä sen sijaan
Toki, vanha sanonta "aikaisin sänkyyn, aikaisin nousta" toimii joillekin ihmisille, mutta se ei varmasti tunne sitä kaikille. Joten sen sijaan, että noudatat vanhoja ajatuksia siitä, mitä “normaali” nukkumisaika on, etsi paras järjestelmä, joka toimii sinulle ja aikataulullesi. Esimerkiksi, jos sinusta tuntuu, että olet tuottavinta vähäisinä aamuna, ota nukkumaan aikaisemmin illalla, herätä ja ota sitten uusi päiväunet jossain vaiheessa päivällä peittääksesi unen, jota et saa. .
Etkö ole varma, kuinka löytää ihanteellinen uniajasi ja uniajasi? Siellä on hulluja ehdotuksia (toisiin sisältyy itsesi lukitseminen etähyttiin ilman sähköä saadaksesi luonnollisen kierroksen), mutta pieni suunnittelu ja jotkut matematiikat voivat tehdä tempun. Unettomuuden asiantuntija tri Michael Breus suosittelee menemään sänkyyn seitsemän ja puoli tuntia ennen herätysaikaa ja säätämään uniaikataulua 15 minuutilla tunteestasi riippuen.
3. Häiriintyminen vastatessaan sähköpostiin
Yksi ammattilaisten suurimmista häirinnöistä on jatkuva saapuvien sähköpostitulvien virta, ja monet ovat alkaneet käyttää aikataulua temppuun erityisesti viestien vastaamiseen sen sijaan, että vastaisivat vain sellaisena kuin ne tulevat koko päivän.
Huolimatta tämän taktiikan käytöstä, voi silti tuntua, että et saa paljon aikaan "vastaamalla sähköpostiin" -paikan aikana. Mikä antaa?
Kokeile tätä sen sijaan
Mikä on yksi suurimmista tuottavuuden tappajista, etenkin kun vastaat sähköposteihin? Muut häiriötekijät. Koska postilaatikon kautta työskenteleminen on yleensä tylsää, on helppo tarkistaa puhelimesi tai puhua työtovereillesi samalla. Nämä pienet ja näennäisesti turmeltomat häiriötekijät kuitenkin maksavat sinulle työn tekemisestä.
Sen sijaan, etsi jonnekin hiljainen tarkistaaksesi sähköpostisi määrätyn ajanjakson aikana, ja sammuta push-ilmoitukset ja hälytykset (ja jopa puhelimesi, jos mahdollista), kun olet siinä.
4. Liian organisoitunut
Päätät jonain päivänä, että tarvitset turhaa työtilaa, joten laitat asiat laatikoihin, arkistoit kaikki edessäsi olevat paperit ja heität ulos puolet pöydälläsi olevista asioista.
Ymmärrät kuitenkin pari päivää myöhemmin, että sinulla ei nyt ole aavistustakaan missä mikä on, ja olet ehkä itse heittänyt joitain tärkeitä asiakirjoja keskelle puhdistusta.
Kokeile tätä sen sijaan
Jos siirryt nollasta 60: een kahden sekunnin sisällä, voit tuntea olosi häiriintyneeksi, etenkin organisaation alueella. Joten sen sijaan, että puhdistaisit kokonaan työelämäsi muutamassa tunnissa, työskentele palasina ja vie aikaa useiden päivien tai viikkojen kuluessa saadaksesi itsesi järjestäytymiseen.
Aloita esimerkiksi jättiläisestä sekalaisista dokumenteista, jotka ovat istuneet pöydälläsi nykyisen työn aloittamisen jälkeen. Ota aikaa huolellisesti selvittääksesi, kuinka haluat tallentaa kaikki nämä asiakirjat (arkistokaappi? Työpöydän järjestäjä?), Ennen kuin aloitat siivouksen ja heittää asioita.
Älä myöskään heitä ulos heitä "heittämään" kasaan muutamaksi päiväksi puhdistuksen jälkeen vain varmistaaksesi, että sinulla on kaikki tarvitsemasi.
5. Liian monien sovellusten lataaminen
On hauskaa, kuinka toisinaan mitä enemmän tuottavuussovelluksia lisäät puhelimeesi tai tietokoneeseesi, sitä heikommiksi tuotat. Tämä on yksi helpoimmista tuottavuushakereista tehdä väärin, mutta se on myös uskomattoman helppo korjata.
Kokeile tätä sen sijaan
Käsittele tuottavuussovelluksiasi puolestasi, punnitse sovelluksen etuja ja haittoja ja ole valmis keskittymään parantamaan sovelluksesi käyttöä ajan myötä.
Esimerkiksi teeskennellä, että olet markkinoilla loistavan asiakirjojen järjestelysovelluksen luomiseksi. Vietä jonkin aikaa sovellusten etsimiseen, joita ihmiset suosittelevat ( eivätkä suosittele), tutkia kyseisten sovellusten erityisiä tietoja ja avaa aika lopuksi, kuinka saat parhaan hyödyn tästä yhdestä sovelluksesta.
Kokemukseni mukaan enemmän aikaa ja energiaa sijoittaminen siihen, kuinka käyttää yhtä sovellusta kerrallaan, on johtanut siihen, että minulla ei ole vain armeija sovelluksia, jotka todella pidän ja käytän täysin, vaan myös tietämisen, kuinka hyödyntää jokaisen ominaisuuden kaikkia ominaisuuksia yksi sovelluksistani.
Kaiken kaikkiaan suurin virhe, jonka ihmiset tekevät tuottavuushakkeihin, ei ole tarkoituksellista ajatellessaan niiden käyttöä. Oletuksena on, että koska yrität jotain uutta, sillä on suurin vaikutus ilman, että sinun tarvitsee yrittää liian kovaa, ja niin on harvoin.
Muista, että tuottavuushakeista voi olla apua, mutta ne eivät ole taianomaisia neroja.
