31 Vinkkejä sähköpostin imemiseen vähemmän - muse

Email: Rakastamme sitä, vihaamme sitä, rakastamme vihaa sitä. Mutta koska se ei mene mihinkään pian, olemme täällä auttamassa teitä saamaan parhaan hyödyn.

Vihjeistä virran lisäämiseen täynnä saapuneita postilaatikoita strategioihin, jotka auttavat sinua saamaan vähemmän siitä, älykkäisiin tapoihin varmistaa, että lähettämilläsi sähköposteilla on suuri vaikutus. Meillä on kaikki mitä tarvitset muuttaaksesi postilaatikkosi viestinnän voimala.

Jos haluat: Pidä postilaatikkosi tyhjänä

1. Helpoin tapa lopettaa niin monien sähköpostiviestien saaminen on ensinnäkin lopettaa kymmenien uutiskirjeiden tilaaminen, jotka olet lukemiseen tarkoitettu - mutta et koskaan tee. Unroll.me on ehdottoman helpoin tapa tunnistaa postilaatikossa olevat imettelijät - ja lopettaa tilaukset.

2. Jos saat paljon ei-toivottua sähköpostia henkilöiltä, ​​voit myös kokeilla BoxBe-palvelua. BoxBe käyttää sitä, mitä se kutsuu henkilökohtaiseen ”Vierasluetteloon” varmistaakseen, että saat sähköpostia sinulle tärkeiltä ihmisiltä, ​​kun selataan kenen tahansa viestejä erilliseen ”Odotuslistaan”. Jokainen, joka ei ole Vierasluettelossasi, saa pyydä tarkistamaan heidän viestinsä ennen kuin se toimitetaan postilaatikkoosi.

3. Kokeile käyttää automaattista sähköpostivastaajaa - eikä vain kun olet poissa toimistosta. Automaattisen vastauksesi ei tarvitse olla pitkä tai yksityiskohtainen, mutta nopea "Hei, olen vastaanottanut sähköpostiviestisi ja otan sinuun yhteyttä, kun pystyn!" -Viesti voi estää innokkaita majavia lähettämästä seuranta-sähköposteja ennen sinulla on ollut mahdollisuus vastata. Näin asetat sen.

4. Vastusta halua vastata kaikkiin sähköposteihin oikein. Kuten Alexandra Franzen selittää, ”monet” kiireelliset ”sähköpostiviestit pyrkivät ratkaisemaan itsensä ilman apua. Kun valitset, että et vastaa hetkessä, opastat ihmisiä luottamaan itsevarmuuteen - samalla kun luot terveitä, realistisia odotuksia siitä, kuinka nopeasti pystyt vastaamaan. "

5. Estää seurannasähköpostit lopettamalla viestisi selkeillä ohjeilla kysymysten sijaan. Sen sijaan, että sanot: "Pitäisikö meidän ottaa uudelleen yhteyttä ensi viikolla?", Yritä: "Soitan sinulle tiistaiaamuna yhteyden muodostamiseksi uudelleen." Jos tämä ei auta, vastaanottaja ilmoittaa sinulle, mutta muuten olet estänyt tarpeeton edestakaisin.

Jos haluat: Vähennä sähköpostien lähettämiseen kuluvaa aikaa

1. Haluatko pitää sähköpostisi sekä lyhyinä että tuottavina? Sitoudu tekemään jokainen viesti viiden lauseen pituiseksi tai vähemmän. Siellä on jopa sivusto, joka on rakennettu auttamaan: five.sentenc.es! Kuten se selittää: ”Käsittele kaikkia sähköpostivastauksia kuten tekstiviestejä, käyttämällä asetettua määrää kirjaimia vastausta kohti. Koska kirjeiden laskeminen on liian vaikeaa, lasketaan sen sijaan lauseita. ”Tarvitsetko neuvoja asioiden pitämiseen lyhyinä, mutta silti kohteliaana? Elliott Bellillä on hienoja vinkkejä.

2. Jos huomaat sähköpostin lähettävän samoja viestejä uudestaan ​​ja uudestaan, tallenna mallipohjat luonnokset-kansioon (tässä on aluksi 27) tai käytä Gmailin "Canned Responses" -laboratorion etuna, jonka avulla voit tallentaa minkä tahansa määrän vastauksia ja lisätä ne helposti. sähköpostiisi. (Katso kuinka asentaa se Gadgetwise-palvelun avulla.)

3. Lähetetäänkö paljon sähköposteja puhelimestasi? Kokeile automaattista tekstiä, työkalua, jonka avulla voit kirjoittaa mukautetun lyhenteen, joka laajenee sitten kokonaistekstitekstiin. Esimerkiksi kirjoittamalla ”rl8” voi laajentua ”Olen myöhässä”, mikä on kätevää, kun olet käynnissä kokoukseen. (Näin asetat sen.)

4. Aseta vain muutama päivä päivässä, että tarkistat postilaatikkosi, ellei työsi edellytä reagointia välittömästi sähköposteihin. Tämä aika voi olla erilainen joka päivä, sen on oltava vain tarkoituksellista (esimerkiksi tänään varaan kello 9–10 siirtyäkseni postilaatikoni läpi, katson sitä sitten uudelleen 4-5).

5. Lisää kaksi tagia (tai suodattimia Gmailissa) postilaatikkoosi: ”nopea vastaus” ja “vaatii keskittynyttä aikaa”. Kun tiedät, että sinulla on vakaa keskeytymätön aika, aloita avaamalla keskittynyt aika-kansio ja päätä, mitkä suosituimmista täytyy puuttua. Ja seuraavalla kerralla, kun sinulla on muutama minuutti aikaa säästää odottaessasi linja-autoa tai linjassa kahvia, avaa ”pikavastaus” -kansio sen sijaan, että tarkistat Instagramin.

6. Asenna sähköpostiosoitteesi siten, että kun olet käsitellut yhtä sähköpostia ja jättänyt sen pois tai poistanut sen, siirryt suoraan seuraavaan postilaatikkoosi sen sijaan, että palaat sähköpostiluetteloon. (Gmailissa voit tehdä tämän Gmail Labsin automaattisen edistymisen avulla.) Tämä vähentää aikaa, jonka viettää päättäessäsi mihin viestiin seuraava huomio kiinnitetään!

7. Pitäisikö sinun saada läpi joukko sähköposteja lyhyessä ajassa? Kokeile sähköpostiapeliä, joka antaa sinulle viisi minuuttia käydä läpi mahdollisimman monta sähköpostia ja palkitsee sinut pisteillä. Se keskittyy myös 10-20 sähköpostin käsittelemiseen kerrallaan, jolloin postilaatikkotaistelusi tuntuu purevan kokoiselta.

Jos haluat: Järjestä postilaatikko

1. Älä säilytä kaikkia sähköpostiviestejä postilaatikossa - poista, arkistoi tai arkistoi ne, kun ne on käsitelty. Princetonin neurotiedeinstituutista vuonna 2011 tehdyssä tutkimuksessa todettiin, että ”kun ympäristösi on sotkuinen, kaaos rajoittaa kykyäsi keskittyä.” Tämä pätee myös virtuaaliseen ympäristöösi; mitä enemmän sähköposteja näet - jopa sellaisilla, joilla ei ole enää merkitystä - sitä enemmän aikaa aivot viettävät alitajuisesti ajatellessaan niitä.

2. Ihmisille, jotka eivät rakasta tehtävälistoja, helppo ratkaisu (tai heidän mielestään) on käyttää postilaatikkoa yhtenä. Mutta tosi tehtävissä, kuten “Luo ehdotus uudelle asiakkaalle” tai “Maksa toimistovuokraa”, on aika löytää sinulle sopiva tehtävälistan järjestelmä. Saapuneet-kansiosi tehtäväluettelona käyttäminen vie aikaa muiden ihmisten käsiin - jokaisella uudella sähköpostilla on uusi tehtävä, pidät siitä vai et. Mutta joudumalla tietoisesti lisäämään tehtävä tehtäväluetteloosi on mahdollisuus määrittää, pitäisikö sinun tehdä niin nyt, muun työn sijaan.

3. Voit käyttää Gmailia saadaksesi jotkut sähköpostit ohittamaan postilaatikkosi automaattisesti. Esimerkiksi, jos maksat kaapelilaskun automaattisesti, voit arkistoida sen automaattisesti ja lisätä otsikon ”Talous”. Sinun ei tarvitse koskaan nähdä sitä, mutta jos tarvitset sitä, tiedät mistä se löytää. Asioiden löytämisestä puhuminen …

4. Ennen kuin lähetät sähköpostia, lue se etsimistä varten. Mitä haet löytääksesi tämän sähköpostin myöhemmin? Ovatko nämä sanat sähköpostissa? Voit muuttaa ”Muistiinpanot tapaamisesta Jackin kanssa” ”Muistiinpanot elokuusta tapaamisesta Jack Smithin kanssa Amazonista”.

5. Tosiasiassa on tonnia hakukomentoja, jotka tekevät vanhan sähköpostin löytämisestä paljon, paljon helpompaa. Tässä on ohje, kuinka löytää sähköpostia sähköpostitse aiheen, aiheen, lähettäjän ja muun perusteella.

Jos haluat: tee Saapuneet-kansi viileämmäksi

1. Oletko koskaan halunnut, että laitat muistilappuja koko postilaatikkoosi? Tarkkaan nimeltään Gmail-huomautukset -sovelluksella voit kiinnittää muistiinpanoja ja tunnisteita mihin tahansa sähköpostiviestiin - kiinnitä muistiinpanot sähköpostilankaan, lähetettyjen sähköpostiviestien näkymän yläosaan tai todella mihin tahansa muuhun postilaatikkoosi.

2. Gmail-lisäosa Rapportive on verkonhaltijan unelma: plugin näyttää yhteystietojesi sosiaalisen verkottumisen tiedot heti postilaatikossasi, joten voit olla yhteydessä heihin LinkedInissä, Facebookissa ja Twitterissä edes poistumatta Gmailista. Voit myös nähdä lävistysluettelon viimeisimmistä sähköpostista heiltä ja tallentaa yksityisiä muistiinpanoja liittääksesi heidän osoitteisiin tilillesi.

3. Kuten Gmail steroideissa, Gmelius on Chromen, Firefoxin ja Opera -selaimen laajennus, joka parantaa huomattavasti Gmail-kokemustasi kaikesta puhdistetusta käyttöliittymästä (ei enää mainoksia!) Aina mahdollisuuteen estää sähköpostiseurantaa käyttäjiä yksityisyyden suojaamiseksi. Toinen suosikkiominaisuus on automaattinen Poista tilaus -painike, joka korvaa Gmailin Spam-painikkeen aina, kun Gmelius havaitsee postitusluettelon.

4. Tiedät ne sähköpostit, joihin tiedät, että pääset vasta myöhemmin, mutta pelkäät unohtaa? Boomerang-laajennus, joka on tällä hetkellä saatavana Gmailiin ja Outlookiin, on täydellinen tapa käsitellä niitä. Voit ajoittaa sähköpostin katoamaan ja palaamaan myöhemmin - kun olet valmis käsittelemään sitä - jättämällä postilaatikkosi selvemmäksi siihen asti. Boomerang antaa sinun myös ajoittaa sähköpostin lähettämistä myöhemmin ja asettaa toistuvia sähköposteja.

5. Katso Gmail Labs - jonka avulla voit kokeilla Gmailin lisäominaisuuksia, kuten "kumoa lähetys" ja katsella kalenteria suoraan postilaatikossasi. Siirry Gmail-asetuksiin ja napsauta sitten Labs aloittaaksesi.

6. Löydätkö itsesi allekirjoittamassa tai lähettämässä paljon asiakirjoja ja sopimuksia? Hellosign for Gmail antaa sinun allekirjoittaa asiakirjoja ja täyttää lomakkeita poistumatta postilaatikostasi - todellinen hengenpelastus niille meistä, jotka vihaavat skannerit, tulostimet ja faksit.

Jos haluat: saat sähköpostisi lukemaan

1. Tee jokaisesta viestistä 50 ensimmäistä merkkiä mahdollisimman tiiviinä ja toimivaksi, sanoo Fast Company . Houkutteleva avaaja tekee paljon todennäköisemmäksi, että vastaanottajat jatkavat lukemista.

2. Pitkät tekstilohkot näyttävät pelottavilta luettavilta, joten miettiä, miten tekstistä tulisi helpommin luettavissa. Käytä luettelomerkkejä, luetteloita, lihavointia ja lyhyitä, helposti rasvattavia kappaleita. Onko sinulla vaikeuksia sen leikkaamisessa? Se voi olla merkki siitä, että yrität peittää liian paljon.

3. Jos törmäät useampaan kuin yhteen pisteeseen tai kysyt useampaa kuin yhtä kysymystä sähköpostissasi, varmista, että nämä esineet erottuvat muusta kertomuksesta asettamalla ne lihavoituna, korostamalla niitä tai järjestämällä ne luettelomerkkiin. Kontrasti kiinnittää luonnollisesti vastaanottajan huomion viestin lihaan (pala, jota sinulla ei ole varaa jättää väliin!).

4. Tee kysymyksistäsi mahdollisimman tarkat. ”Mitä mieltä olet ehdotuksesta?” Ei ole hyvä kysymys. "Voimmeko edetä myyjän ehdotuksella 20 000 dollaria perjantaihin mennessä?" On parempi.

5. Haluatko saada kiinni pomostasi tai muusta tärkeästä vähemmän kiireisellä päivällä, mutta et tiedä hänen aikatauluaan? Vältä sähköpostitse lähettämistä tiistaina ja torstaina. Nämä ovat ihmisten saapuneiden postilaatikoiden enimmäismäärät, ja et halua, että tärkeä viestisi eksyisi uutiskirjeiden, tarjousten ja muun kirjeenvaihdon meriin.

6. Laske otsikkorivi - jotain, joka antaa vastaanottajalle selkeän käsityksen sähköpostin sisällöstä. (Bonus: Tämä auttaa sinua myös etsimään viestiä helposti postilaatikossasi, jos vastaanottaja soittaa keskustelemaan sen sijaan, että kirjoittaisi takaisin sähköpostitse.)

7. Carnegie Mellonin tutkijat havaitsivat, että tehokkaimmissa sähköposteissa on aihepiirejä, jotka vetoavat kahteen asiaan: uteliaisuus (hieno, jos olet markkinoija) tai apuohjelma (luultavasti paras meille muille). minuutin video oppiaksesi lisää.

8. Haluatko todella varmistaa, että viestisi luetaan? Chromen laajennus MailTrack antaa sinun nähdä, ovatko ihmiset lukeneet sähköpostiasi ja milloin. Ja jos huomaat, että se istuu siellä lukematta? Katso nämä vinkit seurataksesi oikeaa tapaa.