Tiedostojen jakaminen lisää riskiä, että tiettyjen asiakirjojen metatiedot (aineistoon upotetut asiat, usein ilman tietosi), voivat vuotaa verkossa. Tiedot, kuten henkilö, joka työskenteli asiakirjassa, joka kommentoi asiakirjaa, reitityslippuja ja sähköpostiotsikoita, jäävät parhaiten yksityisyyteen.
Tietosuoja-asetusten käyttäminen henkilökohtaisten tietojen poistamiseen
Microsoft Word sisältää työkalun, joka poistaa henkilökohtaiset tiedot asiakirjasta ennen kuin jaat sen muiden kanssa. Aktivointi:
-
valita vaihtoehdot alkaen Työkalut valikko
-
Klikkaa turvallisuus kieleke
-
Alla Yksityisyysasetukset, valitse vieressä oleva ruutu Poista henkilötiedostot tallennetusta tiedostosta
-
Klikkaus kunnossa
Kun tallennat asiakirjan seuraavaksi, nämä tiedot poistetaan.
Odota, kunnes asiakirja on valmis ennen kuin poistat henkilökohtaiset tiedot, varsinkin jos työskentelet muiden käyttäjien kanssa, koska kommenttien ja asiakirjojen versioihin liittyvät nimet muuttuvat "Tekijäksi", minkä vuoksi on vaikea saada selville, kuka teki muutoksia asiakirjaan.
